协同办公系统

项目建设背景

学校OA系统是学校行政管理的基础系统,主要功能是处理、发布学校的公 文,重大会议及会议室管理,重大活动申报与管理,公务管理。原OA系统于12年建设使用,一方面在技术上已不能满足学校信息化建设的需要,另一方面功能 上不能满足学校行政管理的需要,且原开发公司已无力对原OA系统进行维护, 故急需对OA系统进行升级改造。

据了解,国内大多数兄弟院校已对或正在对OA系统进行升级,升级的目的 主要在于适应学校改革发展的需要和使用最新的技术提供更高效的工作平台。

新系统主要用于学校和学院的行政管理,系统的使用贯穿于学校和学院的日 常管理,包括公文、会议、“三公”、通知公告管理等。公文管理对接档案馆,形 成档案材料。会议室管理对接后勤保障部,支撑公共场所的管理使用等。

项目建设的必要性

随着“互联网+”思维在生活工作中的广泛渗透,信息化的不断推行,如何 有效运用信息技术推动学校行政管理变革,建成高效快捷、共享互助、绿色无纸 的办公系统已成为亟待解决的重点问题。 目前,国内有较多高水平的协同管理软件开发公司,如致远、泛微等,他们对OA系统有深入的研究,了解用户的需求,拥有成熟的技术、强大的开发团队 和技术支持团队,紧跟信息技术发展潮流,已有众多的成功案例,因此建设高效 便捷的OA系统切实可行。OA系统是一个单位行政办公的综合系统,鉴于学校各部门均已有专用的信息 管理系统如人事、财务系统,督办管理系统也已开发运行。

因此,OA系统的重心 主要放在学校内部公文(包括二级单位公文)管理,会议及会议室管理,公车、 公务接待、公章、物资管理,日程管理等方面,实现学校在公文、会议(大型活 动)、“三公”的高效管理。 学校OA系统,根据信息技术发展和学校管理需要,引入先进的理念和技术, 按照“智能、易用、融合、安全”的原则,进行更新升级,实施高效、协同的科 学管理。在功能上,覆盖学校和学院“办文、办会、办事”等办公需要;技术上, 实现PC端、移动端和其他工具的同步互联,实现行政事务的随时随地处理;通 过云桌面解决浏览器和Office办公软件兼容性问题;管理上,既面向学校,又面向二级单位,分角色进行权限分配、推送与关联,实现互联协作。

协同办公平台是基于互联网的高效协同工作平台和协同管理系统,它的基本定位为:

个人的门户和工具;

团队的协同工作平台;

企业知识沉淀及协作平台;

提升单位执行力:

A、增强授权的有效性

通过协同OA系统,实现工作的书面授权,降低工作目标的传递衰减或变形;在系统中直接分配任务对象和路径,确保执行资源;并且系统提供直观的可视化流程图,可在授权人与被授权人之间建立可视的责任关系。

B、监督过程控制结果

通过协同OA系统,所有工作事件都将被如实的记录,供查询和跟踪。并可以及时跟踪任务执行状态、结果、过程变动,减少信息的衰减。

C、加强制度的执行规范

通过协同OA系统,将企业的制度、规范变成“制度、规范模板固定流程”,员工无需牢记,在执行时将按制度自行流转,实现企业“行为约束”的管理。

提升团队效率:

A、强时间管理

通过协同OA系统提供直观的时间管理功能,员工的时间安排可以互相查看,上级可以阅读并批复。从公告到部门讨论区、从内部联系人到各种制度模板、从协同处理到知识库共享,轻重缓急一目了然。

B、建立敏捷性组织

通过协同OA系统,可以随需应变组建“跨部门”的动态项目团队,快速建立灵活的弹性组织,且无需会议方式,可以实现所有项目成员全面同步信息对称。

C、移动协同,实时审批、处理

实现网上的审批流程,也同样可以有效节约不同岗位,不同部门由于作业时间、空间的冲突而带来的协作障碍,使得办公的效率得以提高。

实现知识管理

A、知识沉淀

通过协同OA系统提供的文档管理功能,为各个部门建立文件夹,存放部门知识,并可以辅助完成信息采集、整理筛选、分类归集、形成知识。

通过对整个协同事件的保存,可以将时间的过程和结果一起保存,实现对组织中宝贵的过程型知识进行保存。

B、知识共享

通过信息的分类管理方法,统一集中管理在服务器上,每日备份。并且可以根据工作内容要求不同,授权不同对象学习分享,实现知识的最大利用。

辅助文化建设

通过协同平台为企业搭建全员电子沟通的立体平台,通过协同、计划、公告、新闻、调查、论坛、短信等多种方式有效改善企业沟通问题,轻松组织互动探讨和调查,增强组织成员参与的兴趣,辅助完成企业文化建设。

有效节约费用

A、通过协同OA系统多样化的沟通方式,提高沟通频率的同时大幅度降低有线和无线终端的通讯量,可实现抑制系数> 15%,明显减少传真、长途电话等开支。

B、通过协同OA系统的协同工作、文档管理和共享机制,降低因打印产生的办公用品消耗和折旧,可实现抑制系数为> 30%,明显减少了打印纸、打印机的用量。

C、通过协同OA系统实施达成人均事务处理能力的提升,在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇佣数量,从而达成对人力资源成本抑制。可实现年度人力资源成本抑制系数为>15%,明显减少人力相关的开支。

D、通过协同OA系统提升了组织的敏捷和灵活性,协调会和动员会等各种会议次数明显减少和会议时间明显缩短,可实现年度办公费用中的会务费、差旅费和车辆运行费等成本抑制系数为>30%,明显减少无效工作量和费用开支。

整合IT系统信息资源

A、协同OA系统非常易用,多数领导培训一个小时即可以快速的掌握。

B、协同OA系统可为企业领导设置供查询的专用文件夹,定时按照要求把业务系统的汇总结果和分析报告推送到指定的文件夹中,这样,领导就可以不必进入其他IT系统就能看到所有系统中最有价值的产出物——结果文档和分析报告等,大大方便了领导者。

C、通过协同OA系统的单点登录方式,可以一键式访问其他IT系统,并实现数据级的整合应用,从而有效消除信息孤岛。

具体功能清单:

1通讯录管理

与“一站式”服务平台对接,建立个人名片维护分组信息,支持维护名片信息。

2日程管理

能根据每周会议表的安排,在后台自动生成个人日程表信息,并同步到信息门户平台个人门户的日程安排总表,供用户在个人门户查看。针对日程的切换和权限管理更加准确,支持将会议安排添加到日程。

3待办事项

1)呈现与当前用户相关的各种需要处理的办公事务,包括:待办、已办、待阅等,并同步到“一站式”平台个人门户。

2)向当前用户自动推送待办事项、待阅文件信息,提醒用户在规定的时限内进行处理。

4即时通讯

支持用户一对一、一对多的材料发送与信息交流{交流窗口支持文字、表情、图片(拖入)、截图、文件(拖入)、文件夹(拖入)等功能},支持对方已读信息反馈。

在桌面端的即时通讯具有文本、语音、视频、文件传输、网络电话、网络会议、查找在线用户、离线消息提醒等功能。

用户对历史操作记录可进行浏览、查询、删除等操作。

5发文管理

发文管理主要有学校发文和部门发文两类,学校发文是处理面向全校层面的公文。部门发文是部门内部的公文,部门发文的流程由部门秘书自定义流程。

学校发文主要有:党委文件、行政文件、党委常委会议纪要、校长办公会议纪要、党委函件、行政函件、专题会议纪要等。流程主要有公文起草、部门审批、部门会签、秘书审批、办公室审批、正副职领导审批、催办、转办(代理授权)、登记编号、收回、校领导会签、校领导签发、套红、盖章、分发、发布、传阅等环节。每个流程按照学校的实际需要予以定制,系统管理员也可以随时修改流程。在这些流程的每一环节,提交人可以选择性地以短信、微信等方式提醒下一环节处理人。系统管理员(包括超级管理员、流程管理员)可查看、监控、强制收回、强制跳转、中止流程等操作。

在所有的流程中,提供“在办文件”、“办结文件”、“发文登记簿”、“草稿箱”的功能。用户可以按标题、创建人、创建时间进行搜索,以及全文检索,并能在“发文登记簿”中以年份、发文字号、起止编号进行检索并导出检索结果。“发文登记簿”能根据需求即时生成包含文件名称、文号、发文依据、是否涉密、公开方式等信息的列表。

6收文管理

收文管理主要是处理面向学校层面的上级来文。每个流程按照学校的实际需要予以定制,系统管理员也可以随时修改流程。在这些流程的每一环节,提交人可以选择性地以短信、微信等方式提醒下一环节处理人。

在所有的流程中,提供“在办文件”、“办结文件”、“发文登记簿”、“草稿箱”的功能。用户可以按标题、创建人、创建时间进行搜索,以及全文检索,并能在“收文登记簿”中以年份、收文字号、起止编号进行检索并导出检索结果。已经查阅过的文件不在个人“在办文件”中显示。

7校内请示报告

各二级单位向学校领导进行请示汇报,如须经由办公室转办或传阅的,应通过校内请示报告系统流转。流程按照学校实际需要予以定制,系统管理员也可以随时修改流程。在这些流程的每一环节,提交人可以选择性地以短信、微信等方式提醒下一环节处理人。用户可以按标题、创建人、创建时间进行搜索,以及全文检索,系统支持对每次请示汇报进行自动编号。

8督办管理

学校督查督办事项主要由学校办公室根据学校会议、文件和领导的批示要求来立项的,督办事项类型主要分为学校年度党政工作要点、党委常委会议纪要、校长办公会议纪要、专项督办等四种督办事项类型。已立项的督办事项由学校办公室送达承办部门(单位)承办,学校办公室负责跟踪督办,及时掌握工作进展情况,承办单位反馈承办过程及承办情况,并在要求时限内办结事项。学校办公室对督办事项的结果、进展、完成情况进行审核,并及时向学校领导反馈督查督办结果,对督办材料归档。

按类别设置分为会议纪要督办、领导批示督办、重点工作督办、上级来文督办、其他事项督办等,由系统其他版块(如校长办公会纪要等)自动录入或经人工审核督办要素后手动录入,督办流程模板可选择,管理员也可自定义督办流程。督办各流程可指定人员、时间、频次等对相关责任人进行短信提醒、系统内及时通讯推送。督办事项可按关键字、类别、承办单位、办结时间等因素进行系统检索,按需求进行统计、归档。

9一周会议管理

学校每周四、五前,各单位向学校办公室提交下周会议申请,包括会议时间、会议室地点、出席校领导、参会人员等信息,由学校办公室工作人员审核汇总,报学校办公室主任审定、发布。管理维度包括会议室登记、参会人员管理、材料管理、电话会议等方面。

会议室登记:按照国际会议、每周会议表会议、上级部门临时重要会议、预留会议、其他临时会议五类,由相关单位根据相应的流程申请登记使用。首批会议室为校办管理的会议室,预留扩展接口,后期增加会议室数量。系统根据会议申请审批情况每周生成会议安排表和会议室使用情况一览表,一览表能动态更新。每周会议表会议中的党委会、校长办公会、重要专题会议等,包括议题申报、议题审议、上会资料上传、会议通知、会议提醒、参会人员统计等功能,能够实时监控会议状态和进程,并能根据进程及时通知下一阶段参会人员。

参会人员管理:根据会议类别,对二级单位人员进行合理分类,建立完整群组。会前可按照承办单位要求自动通过手机短信方式提醒参会人员、部门;能够按照承办单位要求由各二级单位上报参会人员名单,系统自动分类汇总;提供校园卡或身份证等电子签到功能,实时显示应到会单位数和实际到会单位数。会后可为承办单位提供电子签到的参会人员名单。

会议室看板:突破原有固定流程,增加配置信息,可以指定会议审批流程,填写会议反馈,新增“会议室使用情况”功能,查看当前所有会议室的占用情况和会议安排。

会议材料管理:会前承办单位可上传会议议程、拟讨论材料等文档,并合并在参会提醒中提醒各单位提前查看;会后承办单位可上传草拟的会议纪要供相关部门讨论;系统能够自动将定稿后的会议纪要上传,并提醒各单位参会人员查收。

电话会议:支持基于通讯录(移动端)和基于流程(移动/pc)参与人的电话会议发起和管理,在流程审批过程中,流程中的人可以发起电话会议。

半年、年度工作总结:各机关职能部门、直属单位和各学院定期向学校办公室提交“上半年工作总结和下半年工作计划”及“全年工作总结和下一年度工作计划”,学校办公室审核汇总后归档到学校半年或全年工作总结、计划台账中,可设置查看权限。

10全文检索

全文检索应在整个OA系统范围内,用户在不同类别功能模块中,按标题、创建人、创建时间进行搜索,以及通过年份、发文字号、关键字等进行全文检索。公文和信息查询界面支持多关键字模糊查询,所有功能模块附件保存策略升级,避免文件乱码和服务器异常,支持上传个性签名替代审批单上的审批人姓名,系统登录策略优化,支持单点登录集成。

11电子签章管理系统

电子签制管理系统负责存储、保管学校及校内单位电子章、电子专用章及个人电子章,根据印章管理办法规定,在各账号授权范围内需要使用电子章时予以调用。

通过电子签章管理系统,实现学校校领导、处级干部、校办工作人员在办公审批时直接带出个人电子签名,方便审批

12办公电子监察

实现对OA系统办公事务的实时动态的监察和督办,通过期限监察、异常监察等对系统各项事务集中监管,确保电子校务管理高效运转;对系统各项事务数据进行统计、汇总、分析、查询,为学校管理考核提供依据。

期限监察:根据公文处理、材料报送、督办反馈等办公事项的办结时限要求,自动向相关责任人推送办公事项的截止时间,提醒相关责任人及时处理该事项,并对每项办公事项在规定时限内的完成情况进行记录。

异常监察:对办公事务逾期超过一定期限未处理的,系统向相关责任人及责任人单位主要负责人推送问责信息,要求该单位作出解释并进行处理,系统进行记录。

13手机短信

办公系统中嵌入短信功能,主要功能有2个,一是用于接收办公系统中的办公短信,二是能直接通过此功能向办公用户和非办公用户发送短信。

用户能在收件箱、发件箱、草稿箱添加、删除、查询短信。

超级管理员具有查询、删除、导出办公短信日志的功能和权限。

14公共信息

通过办公系统生成的各种公文,有部分文档需对全校师生公开发布。“公共信息”就是一个对全校师生展示相关信息的栏目。主要信息有:通知公告;学校文件;规章制度;会议纪要

■通知公告

由学校或各职能部门发布的关于面向全校性工作的通知或公告

■学校文件(不包括学校行文下发的规章制度类文件)

主要包括党委文件、行政文件且需要向全校师生公开的内容。系统管理员按内容属性分配不同的管理员予以维护,页面管理员具有发布、修改、删除等操作权限。在公共信息中发布的学校文件除在办公系统内部显示外,还必须能够一键式嵌入到第三方应用,如:学校主页、门户、移动门户、一站式服务平台等等,并提供全文搜索功能。

■规章制度

规章制度是由学校党委行政行文面向全校各单位印发的规范性管理制度。每一部分又按不同职能部门细分栏目,所有的栏目的创建、修改、信息发布由相应的管理员来维护。在公共信息中发布的规章制度除在办公系统内部显示外,还必须能够一键式嵌入到第三方应用,如:学校主页、门户、移动门户、一站式服务平台等等,并提供全文搜索功能。

■会议纪要

会议纪要主要是学校层面的重大会议纪要并且需要向全校师生公开纪要内容,包括党委会纪要、校长办公会纪要、专题会议纪要等内容。系统管理员按内容属性分配不同的页面管理员予以维护,页面管理员具有发布、修改、删除等操作权限。在公共信息中发布的会议纪要除了在办公系统内部显示外,还必须能够一键式嵌入到第三方应用,如:学校主页、门户、移动门户、一站式服务平台等等,并提供全文搜索功能。

15登录门户

优化首页样式,导航栏新增“待办事宜”、“会议通知”、“新增收笺”的办公提醒,新增功能区放大缩小功能,可最大化办公区域,以提供更友好的办公体验。

16印章管理

主要包括用印指南、印章刻制审批表、用印审批表,系统支持查阅、下载。

各单位和教职工个人用印审批表,提交至学校办公室后,按分类自动生产编号。

管理员在印信管理稿纸中上传使用的表单,管理员在印信管理流程管理中设置审批流程,管理员在印信管理配置信息中设置编号格式,申请人点击菜单:印信管理申请,选择一种表单进行提交申请,相关部门审批人员审批设备采购申请,申请人点击印信管理审批查询,支持在文件中直接插入图片、表格等,支持附件录入,也可选择已经草拟好的文档直接上传,支持在线编辑

17法务管理

1).合同法律审批流程:

节点名称

节点操作人

备注

申请人

申请人

申请人发起合同报签

使用部门审批

使用部门负责人

申请人所在的学院(部门)负责人对申请人的合同事项进行业务批准

采购与招标管理办公室审批

采购与招标管理办公室负责人

若采购的是贷物、服务、工程,则由该部门对是否依法进行了采购与招标程序进行审核

主管职能部门审批

主管职能部门负责人

该合同事项由归属的职能部门在业务上审批,比如科研合作,由科发院审批;教学事项,由教务处审批;人才引进,由人事处审批等等。一个合同可以受一个或多个主管职能部门进行业务审批。

申请人修改

申请人

申请人根据以上每个部门的意见进行业务修改后提交给政策法规研究室进行法律审查

政策法规研究室审批

政策法规研究室负责人

由该部门对合同进行法律审查

申请人修改

申请人

申请人根据政策法规研究室的法律意见对合同进行法律修改

分管校领导签批

分管校领导

原则上,法定代表人一般授权分管校领导对合同文本签字,那么分管校领导签字即完成整个合同流转程序;少数情况需要法定代表人对合同文本签字,那么分管校领导在签报表上签字后则呈报给法定代表人(校长)签字

法定代表人签字

法定代表人

少数情况需要法定代表人对合同文本签字,那么分管校领导在签报表上签字后则呈报给法定代表人(校长)签字

18证件申请

证件申请使用流程,实现证件的在线申请,在线审批,同时可进行统计查询。

19信访管理

外来单位或人员信访登记审批、校方接待工作安排等,要求实现网上接访、办信、网上投诉等信访事项网上流转,构建全方位、广覆盖、立体化的信访工作体系,实现信访工作全过程规范和监督。把信访事项的受理、办理过程和处理结果等全部在网上公开,实现信访事项“可查询、可跟踪、可督办、可评价”。

20党委常委会议、校长办公会议管理

包括会议预通知、会议议题征集、会议材料管理、会议室管理、会议通知、参会回执、会议签到、会议纪要自动转公文等

21校领导(中层干部)外出报备

校领导或中层干部外出出差发起报备流程,同时系统支持设置工作处理代理人。

22移动办公

1)移动办公包括APP和微信办公,支持IOS、Android、windows phone系统的系列设备,移动端与PC端实时同步,并支持后期纳入学校APP

2)可按功能模块集成到学校移动门户和学校微信企业号。

3)充分利用移动设备的自身性能,在移动端可采用文字输入、手写输入、拍照上传、语音录入等多种方式进行事务处理,以及在密码认证的基础上,增加指纹识别、手势识别等方式。

4)在公文的移动审批中,要具有正文编辑及批阅功能,包括:文字输入、全文批注、手写签批、语音输入等多种方式,并保留操作痕迹。

5)操作界面美观大方,层次分明,逻辑严谨,简单易用。

6)能够直接通过办公系统中的通讯录拨打电话、发送短信和邮件等。

7)移动端不能出现内存泄漏,不能出现无响应、闪退、卡顿、黑白屏以及长时间使用出现连接超时等现象,保证用户使用流畅。

8)支持原单据展示和瀑布式轻表单展示,按用户移动端的屏幕尺寸,系统能自动匹配和切换,实现自适应功能。同时按照用户使用习惯,可在移动端手动切换到PC端界面。

9)移动端账户与安全,支持手势密码。另外支持账号在线管理,可以查看登录记录。另外手机端可以控制PC端下线,校外网络利用访问安全可靠。

10)主要功能如下:

1.通知公告:显示信息模块中已发布且有权限可以查看的通知消息,支持关键字模糊查询,点击列表查看消息的详细内容和附件。

2.学校公文:显示公文处理模块中已发布且有权限可以查看的公文,支持关键字模糊查询,点击列表查看公文的详细内容和附件。

3.待办事宜:显示当前用户的所有待办事宜,包括公文审批、请示报告审批、校外来文审批、信息发布审批、会议审批,点击列表查看待办详细信息,可以查看正文、附件、审批单和审批记录,填写审批意见,选择下一步处理岗位后,可提交文件到下一步处理用户。

4.督办催办:显示当前用户的催办通知,点击查看催办事项详细信息,可以查看正文。

5.已办事项:显示当前用户的所有已办事项,包括文审批、请示报告审批、校外来文审批、信息发布审批、会议审批,支持关键字模糊查询,点击列表查看待办详细信息,可以查看正文、附件、审批单和审批记录。

6.会议通知:显示当前用户收到的会议通知信息,查看会议详细信息并可以填写反馈信息,同时自动添加到个人日程中。

7.个人日程:显示当前用户在电脑端的日程信息,查看详细信息,新建和编辑已有个人日程信息。

8.工作便签:显示当前用户的工作便笺信息,发笺和收笺信息,支持关键字模糊查询,查看收笺详细信息和已发便笺的详细信息与查看情况。

9.通讯录:校内办公通讯录,支持模糊搜索,点击列表直接进入手机拨号,以便办公事务沟通交流。

10.其他个性化定制:显示当前用户的姓名,职工号及单位部分等信息,支持通过手机短信验证修改账号密码,APP个性化设置。